En tres publicaciones anteriores se han mostrado los pasos necesarios para poner en marcha un sistema de productividad basado en GTD. El cual comienza con la captura de todas aquellas cosas que son relevantes o pueden ser de interés para nosotros. Una vez capturadas estas es necesario clarificar cada una de ellas para saber qué son concretamente e identificar si requieren alguna acción o no. Para finalmente organizar estas en función de su naturaleza. En este punto, si los pasos anteriores se han realizado de forma correcta, ya se ha conseguido construir un sistema de productividad fiable, aunque no es estable. A medida que pase el tiempo aparecerán nuevas cosas y otras se irán completando, por lo que es necesario revisar de forma periódica que el sistema continúa siendo válido. Esto es lo que se hace en la cuarta fase de la metodología GTD: Reflexionar.
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Esta entrada forma parte de una serie introductoria sobre GTD que consta de las siguientes entregas:
En la traducción al castellano de la primera edición del libro “Organízate con eficiencia” de David Allen la cuarta fase de la metodología GTD se tradujo como evaluar. Posteriormente en la traducción del libro “Haz que funcione” y la segunda edición de “Organízate con eficiencia” esta se tradujo como reflexionar. Por otro lado, José Miguel Bolívar en su excelente libro “Productividad Personal” apunta que en castellano posiblemente sea mejor llamar a esta fase revisar. Personalmente creo que en este caso todas las traducciones son adecuadas, aunque usaré la última traducción de los libros de David Allen.
Algo que sugieren la mayoría de los expertos en productividad personal, no solamente en GTD, es que el hábito de evaluar o reflexionar es uno de los más importantes. Por lo que posiblemente esta es la fase más importante de la metodología. Las fases anteriores a esta permiten conseguir un sistema fiable en un momento del tiempo, pero no uno estable. A medida que pasan los días surgen nuevos temas y otros se van cerrando, por que es necesario reflexionar continuamente sobre la validez del sistema construido.
Una cosa importante es que reflexionar en GTD hace referencia a tres hábitos diferentes, cada uno de los cuales se realiza con una frecuencia y finalidad diferentes. Estos tres hábitos son:
Veamos a continuación cada uno de estos hábitos en más detalle.
Al terminar cada tarea es necesario reflexionar para decidir qué hacer a continuación. Siendo este un hábito que se debe realizar varias veces al día. Para ello es necesario identificar la tarea más adecuada en base a la existencia o no de una fecha objetiva y los contextos que se encuentran disponibles en ese momento.
Al reflexionar para decidir qué hacer lo primero que se debe hacer es comprobar si existen en el calendario tareas con fecha objetivo que se pueden realizar en algunos de los contextos disponibles. Al ser estas las más importantes. Como ya se ha comentado anteriormente, una tarea con fecha objetiva es aquella que es necesario completar antes de un día en concreto. Perdiendo toda su validez en el caso de superar la fecha señalada. Por lo que, para que una tarea sea urgente esta debe tener una fecha objetivo cuyo vencimiento está cercano en el tiempo, por lo que se tienen que hacer lo antes posible. Si no tiene fecha objetivo no puede ser una tarea urgente, por lo que es posible posponerla sin que esto conlleve problemas.
Las tareas con fecha objetivo son las que se tienen que hacer siempre en primer lugar, aunque falten meses para finalizar el plazo. Así no hay riesgo de llegar tarde. Si se dispone del contexto necesario y no hay ninguna otra tarea con una fecha anterior lo mejor es comenzar con esta.
En el caso de que no exista una tarea con fecha objetivo que se pueda realizar en el contexto actual, no se dispone del material necesario para ello, se procederá a consultar las listas de futuras acciones. Esto es, las tareas que no tienen una fecha objetiva asociada. Usando únicamente las de algunos de los contextos disponibles. Por ejemplo, si se está en la oficina no tiene sentido revisar las tareas que se tienen que realizar en casa, solamente las tareas de la oficina. Si las tareas se han organizado correctamente, entonces todas las que se encuentran en estas listas serán igual de complicadas y se podrá realizar cualquier de ellas.
El mantenimiento del sistema GTD que se ha construido anteriormente se lleva a cabo principalmente durante la revisión semanal. En la que se deben aclarar y procesar las nuevas taras aparecidas durante la semana, revisar posibles cambios en el calendario, comprobar las tareas del archivo de seguimiento, los elementos a la espera, las listas de próximas acciones y el contenido de la lista algún día. Siendo por lo tanto el elemento clave para mantener su fiabilidad. A pesar de esto, este es posiblemente uno de los hábitos más difíciles de adquirir ya que la requiere cierto tiempo para hacerlo correctamente y siempre existe la tentación de no realizarla alguna semana. Por lo que es importante reservar una hora fija a la semana para ella y, en la medida de los posible, también un sitio cómodo.
El hecho de realizar una revisión semanal en profundidad es un compromiso de la metodología GTD para mantener el sistema actualizado y válido. Aumentar la frecuencia de esta revisión no aporta ventajas. Es poco probable que el sistema se degrade en periodos más cortos, mientras que realizar una revisión diaria aumenta considerablemente el tiempo dedicado al mantenimiento del sistema. Por otro lado, reducir el número de revisiones sí que afectará al rendimiento del sistema, ya que es probable que este se degrade de manera considerable al transcurrir semanas sin una revisión.
La revisión semanal, al igual que el resto de los elementos de la metodología GTD, es un proceso sistemático que se tiene que hacer de una forma concreta.
Los puntos para revisar durante la revisión semanal serían los siguientes:
Finalmente, en la metodología GTD se encuentran las revisiones periódicas para ganar perspectiva, algo que se revisará en más detalle en una publicación posterior. Revisiones con una frecuencia menor que la semanal. En estas la idea es tomar perspectiva para alinear nuestras acciones con la visión, propósitos y valores de la nuestra vida.
Reflexionar es la cuarta fase de la metodología GTD en la que se revisa el funcionamiento del sistema productivo poniendo esté a punto. Posiblemente es la fase más importante ya que es lo que garantiza el correcto funcionamiento a largo plazo, no solo para la próxima semana. La semana que viene se verá la quinta y última fase de la metodología: actual o hacer.
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