Decidir la siguiente acción para actuar en GTD

En el aclarado de la bandeja de entrada que se realiza en GTD hay un punto clave para poder ser realmente productivo: decidir cuál será la siguiente acción. Durante la fase de procesado o aclarado se tiene que evaluar cada uno de los elementos capturados previamente para ver si estos se deben descamar, archivar, incubar, delegar o definir la siguiente acción a realizar para alcanzar el objetivo. Siendo esta definición clave para poder actuar o no.

El poder de la siguiente acción

Haber definido la siguiente acción es clave para poder actuar. Si no se ha definido cuál es la siguiente acción asociada a una tarea o proyecto no es posible finalizar este, ya que se desconoce qué hacer. Por eso, la identificación de esta durante el proceso de aclarado es algo clave.

Ahora supongamos que durante el proceso de revisión nos encontramos con la necesidad de pasar la revisión al coche. Lo que es un proyecto. Recordemos que en GTD se llama proyecto a todos los objetivos que requieren más de una acción para su consecución. Dado que tiene una fecha objetiva, es necesario realizar la revisión antes de una fecha dada, no es posible eliminar, archivar o incubar. Por lo que es necesario decidir cuál será la siguiente acción asociada. Si simplemente se apunta “revisión del coche realizada” en su momento no se sabrá qué hacer al revisar las tareas pendientes, pero si se apunta “llamar al taller para concertar una cita”, lo que es una tarea bien definida, sabremos qué hacer y en el contexto necesario.

Cómo seleccionar la siguiente acción

Para identificar la siguiente acción asociada a una tarea debemos preguntarnos qué se puede hacer para conseguir el objetivo y si se dispone de la información o recursos necesarios para ello. Definir una acción que no se puede realizar por falta de algo es como no definirla, antes se tendrá que conseguir los recursos o la información.

Siguiendo con el ejemplo de pasar la revisión al coche. Al preguntarnos cuál es la siguiente acción podemos pensar que esta es llevar el coche al taller. Pero si vamos sin una cita previa lo más probable es que no nos atiendan. Así que antes es necesario concertar una cita, para lo que necesitamos el número de teléfono del taller. Información que es necesario conseguir antes de llamar. Por eso la siguiente acción será buscar en Internet, o preguntar a alguien que lo sepa, el número del teléfono del taller al que deseamos llevar el coche. En este caso la siguiente acción no podría ser llamar al taller, ya que sin la información necesaria es algo que no se puede llevar a cabo. Una reflexión que lleva unos pocos segundos y nos permite definir claramente qué hacer.

Conclusiones

Identificar y definir la siguiente acción es clave para poder ser productivo, trabajemos o no con GTD. Cuando nos enfrentamos a una tarea es necesario saber qué se puede hacer para alcanzar el objetivo y definir esto como siguiente acción. Siendo necesario tener claro que se cuenta con los recursos o información necesaria para ello, definir una algo que no se puede realizar es cómo no hacerlo.

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