Ordenación de datos en Excel avanzado

En las hojas de cálculo es habitual ordenar los datos en base a sus valores. Cómo ordenar un listado de clientes por nombre, dirección o cualquier otro dato. Para ello Excel nos ofrece tanto una herramienta básica, posiblemente la más conocida y utilizada para ordenar por una columna, como una más avanzada. A continuación, vamos a ver ambas herramientas para la ordenación de datos en Excel.

Ordenación de datos básica en Excel

En esta entrada, como en otras anteriores, vamos a descargar un conjunto de datos generado en Mockaroo para trabajar con ellos. Usaremos unos 20 registros que contienen el nombre, apellido, genero y talla.

La ordenación básica de datos en Excel se obtiene seleccionado la columna de datos por la que deseamos ordenar y en pulsador en la barra Datos sobre el icono “Ordenar de A a Z” para ordenar los datos en orden ascendente u “Ordenar de Z a A” para hacerlo en orden descendente. Al hacer esto nos aparecerá una advertencia para ampliar la selección, es decir, para ordenar también el resto de las filas en base al de esta columna. Algo a lo que generalmente responderemos de forma afirmativa, ya que en caso contrario solamente se ordenará la columna indicada, perdiendo la relación de esta con el resto.

Una vez hecho esto podemos ver los datos ordenados, en el sentido indicado, por esa columna.

Ordenación de datos avanzada en Excel

En muchas ocasiones el método de ordenación que hemos utilizado es suficiente. Pero qué pasa en el caso de querer ordenar primero por los apellidos y luego por el nombre. En tal caso se puede crear una nueva columna concatenado los dos valores. Pero es más eficiente usar otra herramienta de ordenación que existe en Excel.

Para poder apreciar el resultado más claramente en nuestro ejemplo vamos a ordenar primero por el tamaño de la camisa y posteriormente por el apellido. Algo que se puede hacer seleccionado todos los datos que deseamos ordenar y pulsando sobre el icono “Ordenar” de la barra datos. Al hacer esto nos aparecerá una ventana como la siguiente.

En la que se pueden ver tres columnas en las que es posible seleccionar valores. La primera columna es el nombre de la columna por la que deseamos ordenara. A continuación, se encuentra el “Ordenar según”, en la que se puede indicar el por que sé ordena. Pudiendo usarse para ello el valor, el color de la celda o del texto o los iconos. Opciones que pueden ser interesantes en hojas de cálculo con formatos condicionales. Posteriormente está el método de ordenación que puede ser de menor a mayor, de mayor a menor o un criterio personalizado que veremos más adelante. Para ordenar por nuestro criterio solo tenemos que rellenar los campos como se muestra a continuación.

Con lo que se obtiene

Usar un criterio personalizado

Lo primero que se puede ver en la captura anterior es que las tallas no están ordenadas correctamente. Están ordenadas alfabéticamente. Lo que se puede solucionar con una lista de ordenación personalizada. Para eso primero hemos de crear una lista de tallas, accediendo para ellos en las opciones de Excel a las listas personalizadas. Creando en esta ventana la lista.

Vemos que Excel incluye por defecto valores par ordenar por día de la semana y mes del año. Pero no incluía una lista de tallas, por lo que ha sido necesario crearla.

Ahora podemos volver a nuestra hoja de cálculo y en la ventana de ordenación seleccionar la lista de tallas.

Ahora tenemos las tallas ordenadas correctamente.

Conclusiones

En esta entrada hemos visto cómo realizar una ordenación de datos en Excel, tanto la función rápida pero básica como una más avanzada. La versión avanzada nos permite ordenar los datos en base a más de un valor y utilizando criterios propios que no sean un criterio alfabético o numérico.