Capturar o recopilar es la primera de las cinco fases de la metodología GTD. La cual consiste en guardar en un contenedor que sea de fácil acceso todas aquellas cosas que son relevantes para nosotros. Cosas que no tienen porqué traducirse posteriormente en tareas. Tal como se entienden capturar en GTD este deber ser un proceso completamente mecánico, únicamente hay que guardar la información sin procesarla. El procesado y la organización de esta se realizará en fases posteriores.
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Esta entrada forma parte de una serie introductoria sobre GTD que consta de las siguientes entregas:
- Productividad personal con GTD
- Capturar en GTD
- Clarificar en GTD
- Organizar en GTD
- Reflexionar en GTD
- Actuar en GTD
- La perspectiva del GTD
- La implementación de GTD
Tabla de contenidos
Capturar o recopilar en GTD
En la traducción al castellano de la primera edición del libro “Organízate con eficiencia” de David Allen la primera fase de la metodología GTD se tradujo como recopilar, en libros posteriores y la segunda edición se tradujo como capturar. Desde mi punto de vista la segunda traducción refleja mejor lo que se hace en esta fase de la metodología.
Cuando aparece algo que es relevante es aconsejable capturarlo en un contenedor confiable para evitar que se olvide y, por lo tanto, se pierda. No siendo aconsejable confiar esta tarea a la memoria. Esta idea tan sencilla es lo que se esconde detrás de la primera fase de la metodología GTD: capturar o recopilar todo aquello en el momento que aparezca y seguir con nuestra actividad, sin detenerse a evaluar las implicaciones de lo capturado. Liberando en el proceso a la mente de la obligación de recordar.
La importancia de capturar todo
En esta fase es necesario capturar todo aquello que llega sin detenerse en evaluar sus implicaciones. Por ejemplo, cuando un compañero nos pide que le enviemos un informe, cuando un familiar o amigo nos pide que le ayudemos en algo, o cuando aparece una idea. Capturar todo independientemente de sea algo profesional o personal. Aplicando este hábito se evita el estrés que conlleva recordar todas estas cosas antes de que puedan ser clarificadas con calma. Liberando de este modo la mente para centrarse únicamente en las tareas que se llevan a cabo en cada momento.
El hecho de no pararse a clarificar el significado de lo que se captura es para evitar que esto se traduzca en una interrupción. Continuando inmediatamente con la tarea en la que se estaba trabajando sin perder la concentración.
Las bandejas de entrada (inbox) en el proceso de captura
Una bandeja de entrada (inbox) es un contenedor, tanto físico como digital, en el que se puede recopilar información y sea fácilmente accesible. Siendo estos los contenedores en donde se deben guardar las capturas. Puede ser desde la bandeja de en la que se depositan las notas que nos llegan a la oficina, una libreta que llevamos con nosotros, el correo electrónico o una aplicación de notas en nuestro teléfono u ordenador.
Algunas de las bandejas de entrada se pueden recopilar de forma automática, como es el caso de las notas físicas que nos llegan o el correo electrónico, mientras otras pueden ser que requieran nuestra atención, como la libreta o la aplicación de notas. Siendo estas últimas donde debemos guardar todo aquellos que aparecen en reuniones, ideas o llamadas.
Identificar y reducir el número de bandejas de entrada
En este punto, una vez definido lo que es una bandeja de entrada, suele surgir la duda de cuántas son realmente necesarias y cuántas tenemos actualmente. Lo ideal seria contar con una única bandeja, pero en la práctica debemos buscar reducir estas a la mínima cantidad posible. Facilitando de este modo el posterior procesado de las bandejas y reduciendo la posibilidad de dejar alguna sin procesar.
Al identificar el número de bandejas lo normal es que aparezcan decenas. Cada una de nuestras cuentas de correo electrónico, los programas de mensajería corporativa (Microsoft Teams, Slack, …), los programas de mensajería personal (WhatsApp, Telegram, SMS, …), los servicios de mensajería dentro de otros programas o servicios, las redes sociales, el teléfono, los lugares en los que guardamos notas o la correspondencia postal son solo algunos ejemplos de bandeja de entrada.
El correo como única fuente de tareas, una reducción no tan buena
En este punto puede que pensemos recurrir al correo electrónico como única bandeja de entrada. Así, ante cualquier situación, lo único que deberíamos hacer es solicitar que se nos envíe un correo electrónico a modo de recordatorio. Obviando los casos en los que este hábito puede ser necesario para justificar acciones ante superiores, esto no es lo que se entiende como capturar en GTD. Al adoptar este hábito lo que realmente se está haciendo es delegar la responsabilidad de recopilar sobre aquel que solicita la tarea. Responsabilidad que debería ser nuestra.
Además, este es un método que suele fallar cuando las tareas las ponemos nosotros mismos o no son solicitadas por nadie, tales como la compra de suministros agotados o los repuestos para realizar reparaciones.
Cómo capturar en GTD
A la hora realizar una anotación su redacción ha de ser lo más sencilla posible, lo mínimo para que sea fácil recordar lo que se está capturando. Evitando agregar detalles innecesarios. Por ejemplo, cuando nos piden enviar un informe a un compañero simplemente podemos anotar “informe de … para …”. El resto de información que pueda ser necesaria para realizar cualquier tarea se agrega durante la fase de clarificado.
La idea detrás de esto es hacer el proceso de captura lo más rápido posible. Así, cuando algo aparece durante la realización de una tarea, se evita perder el tiempo en aclarar su significado y la tentación de saltar a la nueva tarea dejando pendiente la actual. Ambos son grandes enemigos de la productividad. Manteniendo de este modo la concentración en lo que se está haciendo en cada momento.
Posiblemente a la hora de adoptar GTD esta sea una de las fases que son más difíciles de adoptar. No porque sea compleja en sí, sino porque es necesario desaprender el hábito de aclarar las cosas capturadas durante el mismo proceso de captura. Las tareas deben ser aclaradas y organizadas en las siguientes fases de la metodología, no durante el proceso de captura. Algo que al principio es más difícil de lo que parece.
Conclusiones
Capturar o recopilar es la primera fase GTD. En esta fase solamente hay que almacenar en una bandeja de entrada (inbox) de confianza todo aquello que nos llega, sin detenerse a analizar qué es y cuáles son sus posibles implicaciones. El aclarado de las tareas es algo que se debe dejar para la siguiente fase de la metodología: clarificar.
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