Una vez construido un sistema GTD este deberá contener todas las posibles tareas pendientes que debemos realizar. Cada una de ellas debe estar asociada a un contexto etiquetada con una estimación del tiempo necesario para llevarla a cabo y la energía necesaria para abordarla. En base a esta información puede surgir la duda, ¿cómo seleccionar la siguiente acción en GTD? Si el sistema está bien configurado la respuesta es sencilla, seleccionando en base al contexto, tiempo y energía disponible.
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Seleccionar la siguiente acción en GTD
El proceso que se debe seguir para escoger la siguiente acción a realizar en un sistema GTD es completamente sistemático. Haciendo una selección objetiva que no debe depender de las preferencias o gustos personales. Evitando de este modo la procrastinación. Al ser el proceso sistemático, dos personas diferentes deberían llegar casi siempre a la misma conclusión.
Contexto
El primer paso para escoger la siguiente acción es seleccionar uno de los contextos disponibles. Así si nos encontramos en la oficina se puede buscar una tarea dentro de la lista Oficina. Pero en ningún caso se debería consultar las tareas de la lista Casa, ya que no sería posible llevar estas tareas a cabo por la falta de recursos. Nótese que si alguna de las tareas de la lista casa se pueden realizar en la oficina es porque la tarea se ha asignado a un contexto incorrecto o estos no se han definido correctamente. Algo que será necesario evaluar en la revisión semanal.
En el supuesto de que no exista ninguna tarea disponible en el contexto seleccionado se deberá consultar otro contexto disponible. Algo que posiblemente requiera una revisión de los contextos. Siguiendo con el ejemplo de la oficina, es posible consultar contextos como Llamadas, posiblemente tengamos un teléfono a mano, o Agenda, es probable que alguno de los asuntos pendientes sea con algún compañero de trabajo que se puede encontrar en ese momento en la oficina.
Tiempo disponible
Al seleccionar un contexto el listado de las posibles siguientes acciones se debe reducir a una cantidad manejable. El segundo criterio de selección debería ser el tiempo. No es lo mismo consultar la lista cuando se tiene varias horas disponibles por delante, pudiéndose seleccionar acciones que requiere tiempo para su finalización, que tener una reunión programada en 15, por lo que solamente es posible seleccionar acciones que se puedan realizar en el tiempo disponible.
Energía disponible
Después de filtrar las acciones por contexto y tiempo, puede consultarse la energía disponible para realizar la tarea. No es lo mismo estar a primera hora de la mañana, cuando se tiene energía para abordar tareas pesadas, que a última hora del día, cuando ya no se tiene energía y lo mejor es seleccionar una tarea monótona que no requiere de un gran nivel de concentración o atención.
Prioridad
Tras haber filtrado el listado de tareas en base al contexto, tiempo y energía, la selección de la siguiente acción en GTD se puede hacer en base a la prioridad de estas. Realizando primero aquellas acciones que tienen una fecha de finalización objetiva, ordenándose en función de lo cerca que se encuentra esta fecha.
Recordemos que en GTD no se recomienda asignar una prioridad subjetiva a las diferentes tareas (por ejemplo, alta, media o baja) ya que esto suele llevar a una escalada de los niveles cuando aparecen nuevas tareas (por ejemplo, para dar más prioridad a las últimas tareas se llegan a definir niveles como muy alta, urgente o muy urgente). La prioridad es algo que se deduce de las fechas objetivas. Debido a que las fechas objetivas son aquellas en las que algo malo sucederá si no se ha completado la tarea (por ejemplo, no presentar la declaración de impuestos dentro del plazo) lo mejor es realizar estas tareas en cuanto se disponga de lo necesario. Dejando para más adelante otras tareas que no tienen una fecha objetiva.
Conclusiones
Seleccionar la siguiente acción en GTD es otro hábito que debemos adquirir para ser productivos. Si el procesado y organización de las tareas se lleva a cabo de forma correcta, este paso debe ser prácticamente automático y sencillo. Seleccionando en pocos segundos la siguiente tarea y dedicando toda nuestra atención a la misma.
Para profundizar más en GTD, podéis consultar la serie que se ha publicado en el blog en el que se habla de los cinco pasos de la metodología. También podéis consultar el libro “Productividad personal” de José Miguel Bolívar, posiblemente el mejor recurso para iniciarse a GTD en castellano o los libros de David Allen, el creador del método, entre los que se puede destacar “Organízate con eficacia“.
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